uniFLOW — единая платформа для печати, сканирования и управления устройствами

Возможности безопасной печати uniFLOW позволяют отправлять конфиденциальные документы на сетевые принтеры и МФУ с настольных ПК и мобильных устройств. Система позволяет распечатывать документы только тогда, когда пользователь физически находится рядом с устройством. Благодаря своим уникальным возможностям и технологиям, решение uniFLOW — это действенное программное приложение, которое максимально повышает уровень безопасности компании наряду с ее производительностью.

uniFLOW — единая платформа

Единая…
• Единая система, которую потребуется изучить сотрудникам.
• Единая база данных для резервного копирования.
• Единый набор пользователей, правил и настроек безопасности.
• Единый отчет обо всех затратах на печать в офисе и печатном отделе.
• Единое клиентское приложение для управления заданиями печати в офисе и печатном отделе.

…платформа
• Интегрированная платформа для печати, сканирования и управления устройствами.
• Масштабируемость до любого размера, обеспечивающая гибкость независимо от типа организации.
• Модульная архитектура позволяет в любой момент добавить дополнительные функции uniFLOW.
• Аппаратно-независимая платформа, облегчающая интеграцию смешанного парка устройств.

Безопасная печать конфиденциальных документов

Распространённая проблема бизнеса при использовании сетевой печати — попадание конфиденциальных документов в руки посторонним. При использовании uniFLOW ни один документ не будет распечатан, пока сотрудник, отправивший его на печать, не авторизуется на МФУ. Сделать это можно с помощью различных карт, отпечатков пальцев, PIN-кода или комбинации Имя/Пароль. uniFLOW может получать список сотрудников из Active Directory или работать в режиме “самообучения” и автоматически соотносить карту с её владельцем, снимая таким образом головную боль с IT-отдела. Кроме того, можно дать право одному пользователю распечатывать документы другого.

Печать откуда угодно (My Print Anywhere)

С uniFLOW сотрудники могут пользоваться безопасной печатью, где бы они ни работали, то есть печатать с настольных ПК, мобильных телефонов или из серверных приложений, таких как SAP®. Независимо от способа отправки заданий на печать все они будут содержаться в защищенной личной очереди печати пользователя.

Единое решение — универсальный драйвер uniFLOW

Пользователи могут выбрать для печати документов любое сетевое устройство, независимо от его производителя и модели. Универсальный драйвер uniFLOW всегда обеспечивает корректный вывод задания на любом устройстве. Это снижает вероятность недовольства пользователей процессом печати и экономит затраты за счет сокращения отходов. Если основной сервер uniFLOW недоступен, универсальный драйвер uniFLOW может перенаправлять задания печати на любой доступный сервер, что гарантирует непрерывность работы. Пользователи также могут отправлять задания на печать из OS X® без установки отдельного драйвера, используя технологию Apple AirPrint®.

Широкие возможности проверки подлинности на устройстве

uniFLOW облегчает контроль доступа к устройствам. Пользователи могут выбирать разные способы проверки подлинности, например карту доступа, имя пользователя с паролем, PIN-код, код задания или анонимный вход, чтобы безопасным образом получать задания из своей личной защищенной очереди печати. Кроме того, пользователи могут получать разные права доступа в зависимости от должности и использовать только необходимые им функции.

Вывод на любом устройстве

Все задания на печать содержатся в защищенной личной очереди печати пользователя, пока не будут выведены на печать на выбранном принтере, которым может оказаться любой принтер в сети организации. Существуют встроенные приложения для различных устройств Canon, широкоформатных принтеров Océ и МФУ других производителей. Пользователи могут выбрать нужное задание на печать из своего списка, который отображается непосредственно на дисплее устройства. Также пользователи могут изменить параметры послепечатной обработки непосредственно на устройствах Canon imageRUNNER ADVANCE. Устройства, не поддерживающие встроенные приложения, подключаются через microMIND или uniFLOW Release Station — аппаратно-независимый терминал с сенсорным экраном. Кроме того, безопасный вывод заданий на печать возможен и со смартфонов и планшетов.

Интегрированные возможности отслеживания и учета затрат

Любой организации нужно понимать, как расходуется ее бюджет, выделенный на печать, чтобы контролировать затраты и сокращать отходы. uniFLOW позволяет отслеживать все затраты на печать, копирование, сканирование и отправку факсов на любом подключенном устройстве, правильно распределяя их по отделам и проектам.

uniFLOW позволяет организациям распределять расходы по многоуровневым центрам затрат. Когда пользователь отправляет задание на печать, на его ПК может появляться всплывающий экран с возможностью выбора центра затрат, на который должно быть отнесено это задание. Центры затрат также могут отображаться на дисплее МФУ.

Настраиваемая маршрутизация

Ещё одна проблема при наличии большого парка оборудования состоит в невозможности контроля расходов на печать и неоптимальном использование принтеров. Например, пользователи могут направлять на маломощные или цветные принтеры большие объёмы документов, что приводит к образованию очередей и увеличению расходов на печать. uniFLOW содержит встроенный графический редактор маршрутов, который позволяет администратору устанавливать правила движения распечаток и сканированных документов для каждого пользователя или МФУ. Настроив соответствующие правила, можно добиться существенной экономии средств, а также получить возможность соотносить затраты с конкретными пользователями или отделами.

uniFLOW поможет более рационально организовать печать, перенаправляя задания таким образом, чтобы только небольшие объемы печати поступали на настольные устройства печати, а более объемные задания направлялись на более дешевые и быстрые коридорные многофункциональные устройства. Возможно даже перенаправление очень объемных заданий в централизованный печатный отдел.

Защита конфиденциальной информации

Кроме того, существует также проблема возможной утечки информации в результате неавторизованного копирования, сканирования или отправки по факсу конфиденциальных документов. uniFLOW позволяет сохранять содержание каждой копии, распечатки, факса или скана на сервере и анализировать его по ключевым словам с выдачей предупреждений о возможной утечке важной информации.

Аудит всех действий с устройствами

Благодаря тесной интеграции uniFLOW с приложением Canon iW SAM Express организации могут легко регистрировать и архивировать все действия с изображениями, такие как печать, сканирование, отправка факса, копирование и отправка по электронной почте. Текстовые данные и изображения наряду с информацией из журналов можно сохранять каждый раз, когда на МФУ Canon выполняется какое-либо задание. Это облегчает тщательный аудит и выявление конфиденциальной информации для проверки. Поддерживается экспорт любых данных и изображений в систему предотвращения потерь данных.

Данные изображений и печати, собранные iW SAM, обрабатываются в uniFLOW с помощью модуля управления рабочими процессами, который позволяет выполнять настраиваемые действия с учетом корпоративных политик и требований проверки безопасности. Документы можно надежно сохранить для последующей проверки в любой из множества поддерживаемых систем управления документами.

uniFLOW на страже корпоративных секретов:
• Решение способно регистрировать, проверять и архивировать данные и пользовательскую информацию, относящиеся к заданиям печати, а также операциям копирования, сканирования и отправки факса (текстовые данные, данные изображений, данные журналов).
• Кроме того, с помощью универсального драйвера uniFLOW PostScript данные печати можно собирать с устройств разных производителей.
• Ответственный администратор получает уведомление, когда задание на печать, сканирование, отправку факса, копирование или отправку по почте содержит определенное ключевое слово. Это помогает отслеживать утечку важной информации.
• Доступен полнотекстовый поиск на основе модуля распознавания текста uniFLOW.
• Через uniFLOW все собранные данные можно автоматически экспортировать во внешние системы управления документами, включая системы предотвращения потерь данных.

Расширенные возможности ввода бумажных документов

Ваши сотрудники могут тратить много времени на сканирование и последующую обработку документов из-за того, что интерфейсы пользователя на разных МФУ отличаются. Пользовательский интерфейс uniFLOW динамический и может настраиваться индивидуально для каждого пользователя. Какой бы аппарат он ни выбрал для сканирования, персоницированные кнопки на панели МФУ и маршрутизация задания будут одинаковые. Авторизовавшись на МФУ, пользователь имеет возможность сканирования бумажных документов на свою электронную почту, в папку, в приложение на своём компьютере или в корпоративную систему управления документами. uniFLOW имеет встроенную поддержку Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Therefore, Google Docs и ряда других, может осуществлять распознавание документов на 137 языках и конвертировать их в редактируемый формат, а также выделять текст и штрих-коды, которые можно использовать для индексации документов. Документ сжимается с высоким коэффициентом для уменьшения его размера, времени на передачу и дискового пространства для хранения.

Таким образом, решение uniFLOW — это комплексное программное обеспечение для управления сканированием, которое позволяет максимально использовать преимущества цифрового документооборота. Система uniFLOW улучшает контроль над документами и повышает производительность сотрудников. Интуитивно понятный и простой пользовательский интерфейс без излишеств и настраиваемые пошаговые рабочие процессы сканирования ускоряют освоение, а значит, и окупаемость решения. Сочетание функций сканирования uniFLOW и возможностей безопасной печати создает целостное бизнес-решение для управления документами.

Мгновенные преимущества

Контроль и сокращение затрат
С помощью встроенной системы отчетности организации могут отслеживать и анализировать объемы печати, копирования, отправки факсов и сканирования. Это позволяет правильно осуществлять внутренние расчеты и контролировать текущие объемы использования. Маршрутизация заданий ведет к немедленной экономии и повышает эффективность.
Повышение безопасности документов
В целях предотвращения несанкционированного использования устройств и защиты ценной и конфиденциальной информации uniFLOW требует от пользователей, чтобы они идентифицировали себя на устройстве. Это предотвращает попадание конфиденциальных документов в не те руки.

Повышение производительности труда сотрудников
Производительность труда сотрудников можно значительно повысить с помощью средств мобильной печати, позволяющих им печатать документы там, где они нужны.
Помощь в защите окружающей среды
Аналитические данные uniFLOW помогают внедрить экологически безопасную стратегию печати для экономии ценных ресурсов и улучшения экологических показателей.