Програмне забезпечення Scan2x
Scan2x — це програмне забезпечення – інтелектуальна платформа для захоплення та оцифрування документів, яка використовує штучний інтелект для автоматизації офісних процесів. Вона часто постачається як партнерське рішення для сканерів та БФП Canon.
Як це працює (3 прості кроки):
Сканування: Ви кладете пачку документів в паперовому вигляді (наприклад, суміш рахунків, паспортів та контрактів) у сканер і натискаєте одну кнопку на сенсорному екрані. Або однім натиском завантажуєте документи в вигляді зображень або pdf.
Обробка (оптичне розпізнавання та AI): Scan2X автоматично розпізнає тип кожного документа, виправляє перекоси, видаляє порожні сторінки та витягує потрібні дані (номери, дати, суми) без ручного введення.
Доставка (експорт): Система сама називає файли та відправляє їх у потрібні місця: на електронну пошту, у хмару (SharePoint, Google Drive), в Excel або безпосередньо у вашу бухгалтерську програму.
Scan2x. Ключові можливості
- Автоматична класифікація: Система сама розпізнає, що ви скануєте (рахунок-фактуру, паспорт чи контракт), і сортує документи без втручання користувача.
- Вилучення даних (AI та OCR): Завдяки ШІ програма знаходить і копіює потрібну інформацію (дати, суми, номери ІПН) без створення складних шаблонів.
- Розумна маршрутизація: Відсканований документ автоматично відправляється у хмару (SharePoint, Google Drive, OneDrive), на пошту або в ERP-систему компанії.
- Безпека (Redaction): Scan2x може автоматично замальовувати (приховувати) конфіденційні дані на документах для дотримання норм GDPR.
- Керування однією кнопкою: Інтерфейс максимально спрощений — користувачеві достатньо натиснути одну іконку на екрані сканера, щоб запустити складний ланцюжок дій.
- Доступність:
- Scan2x Desktop/Server: Для стаціонарної роботи в офісі.
- Scan2x Mobile: Додаток для Android та iOS, що дозволяє перетворити смартфон на професійний інструмент оцифрування.
- Scan2x Online: Облачна версія для бізнесу, якому не потрібна власна серверна інфраструктура.
Scan2x і штучний інтелект
Використання штучного інтелекту (AI) — це головна «фішка» Scan2x, яка відрізняє його від звичайних програм для сканування. Замість того, щоб просто робити картинку, система «розуміє» вміст документа.
Ось як саме ШІ працює в Scan2x:
- Автоматична класифікація (AI Classification)
Вам не потрібно вибирати папку для збереження. ШІ аналізує візуальні ознаки та текст, щоб зрозуміти: це рахунок, паспорт, контракт чи анкета. Програма сама знає, куди відправити файл залежно від його типу.
- Вилучення даних без шаблонів (Zoneless OCR)
Старі системи потребували створення «сіток» (шаблонів), щоб знати, де на сторінці лежить дата чи сума. ШІ в Scan2x працює як людина: він шукає ключові слова (наприклад, “Total”, “VAT”, “ІПН”) і витягує значення поруч із ними, навіть якщо кожен постачальник має свій унікальний дизайн документа.
- Розумне приховування даних (Auto-Redaction)
Для дотримання правил конфіденційності (GDPR), ШІ автоматично знаходить на сканах конфіденційну інформацію (номери карток, персональні коди, підписи) і «замальовує» їх чорним кольором перед збереженням.
- Розпізнавання рукописних текстів
ШІ в реальному часі розпізнає з практично ідеальною якістю будь-яку інформацію, в тому числі рукописну, вирівнює перекоси сторінок, видаляє «цифровий шум» та порожні сторінки.
- Інтеграція з ChatGPT / LLM
Останні версії Scan2x можуть використовувати великі мовні моделі для створення короткого змісту (summary) великих документів або автоматичного перекладу відсканованого тексту.
Scan2x. Переваги впровадження
Впровадження Scan2X у бізнес-процеси дозволяє перетворити звичайне сканування на повноцінний етап цифрової трансформації. Ось головні переваги для компаній:
- Економія часу та ресурсів
Автоматизація “в один дотик”: Замість ручного вибору папок, введення назв файлів та пересилання поштою, працівник натискає одну кнопку. ШІ сам розпізнає тип документа та відправляє його за призначенням.
Відсутність ручного введення: Оскільки система автоматично витягує дані (суми, дати, контрагентів), ризик механічних помилок зводиться до нуля, а швидкість обробки рахунків зростає в рази.
- Покращення безпеки та відповідності (Compliance)
Захист даних (GDPR): Функція Auto-Redaction автоматично замальовує конфіденційну інформацію (наприклад, номери паспортів або карток) перед збереженням, що критично для банків, лікарень та юридичних фірм.
Контроль доступу: Інтеграція з корпоративними системами (Active Directory) дозволяє бачити, хто, коли і куди відсканував конкретний документ.
- Порядок у цифровому архіві
Пошук за змістом: Scan2X створює PDF-файли з можливістю пошуку (Searchable PDF). Ви зможете знайти потрібний документ у хмарі за будь-яким словом всередині тексту, а не лише за назвою файлу.
Розумне іменування: Система сама називає файли за логікою бізнесу, наприклад: 2024_03_23_Рахунок_Київстар.pdf.
- Легка інтеграція з IT-інфраструктурою
Хмарна мобільність: Scan2X працює з SharePoint, OneDrive, Google Drive, Dropbox, а також з локальними мережевими папками та FTP.
Підтримка будь-якого заліза: Платформа сумісна з більшістю сучасних БФП та сканерів (особливо Canon), а також має мобільний додаток для віддалених працівників.
- Зменшення витрат на зберігання
Оптимізація розміру: Інтелектуальні алгоритми стискають файли без втрати якості тексту, що економить місце на серверах або в хмарних сховищах.